داشبورد مدیریتی چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
داشبورد مدیریتی یکی از ابزارهای هوش تجاری است که برای نمایش گرافیکی اطلاعات و کنترل شاخص های کلیدی عملکرد در کسب و کار استفاده می شود.
داشبورد مدیریت، اطلاعات را در هر حجمی و از هر دیتابیس و نرم افزاری که داده ها در آنها ثبت و نگهداری می شود جمع آوری کرده، مطابق با نیاز استفاده کنندگان اطلاعات را به روزرسانی می نماید و در قالب نمودارها و گزارش های مختلف ارائه می دهد. همچنین با قابلیت های تعاملی که به آن مجهز می شوند امکان آنالیز و بررسی داده ها و تحلیل و تصمیم گیری هوشمندانه تر را فراهم می کنند.
داشبورد مدیریتی چیست؟
اجازه دهید برای درک بهتر موضوع، ابتدا تعریف “داشبورد” را باهم بررسی کنیم و در ادامه به ارائه شش تعریف مختلف از معتبرترین منابع جهان، مزایا، معایب، کاربردها و ویژگی ها و سایر مواردی که به شناخت بهتر آن کمک می کند بپردازیم.
داشبورد ( Dashboard )
“غریزه خلبانان اغلب در اقلیم و آب و هوای بد، اشتباه است.
بنابراین، در حین پرواز، به داشبورد ما اعتماد کنید.”
برگرفته از «گزارش مالی مانند یک کتاب داستان است» نوشته لیو شونرن، استاد تایوان
معادل و معنی داشبورد در زبان انگلیسی و تعریف آن
داشبورد معادل Dashboard در زبان انگلیسی است که به این گونه در ویکی پدیا تعریف می شود:
” بخشی از خودرو است که مرکز کنترل عملکرد آن محسوب می‌شود که در داخل و قسمت زیر شیشه جلویی خودرو قرار دارد. سرعت‌سنج، تجهیزات صوتی و فرمان در این بخش از خودرو قرار دارد.”
6 تعریف مختلف از داشبورد مدیریتی (Management Dashboard)
تعریف اول:
مجموعه ای از نمودارهایی است که مهمترین اطلاعاتی را که یک مدیر و تیم برای تصمیم گیری باید بدانند خلاصه می کند.
تعریف دوم:
یک ابزار تصمیم گیری است که به مدیران کمک می کند تا گزارش های عملکرد سطح بالا را که می تواند در جزئیات بیشتر توضیح داده شود، مشاهده کنند. این موضوع به درک تنگناهای عملکرد، توسعه اقدامات اصلاحی و پیش بینی عملکرد آینده کمک می کند.
تعریف سوم:
طیف گسترده ای از ابزارهای گزارش دهی و تجسم داده است که امکان استفاده از معیارهای مختلف عملکرد و کارایی را برای گزارش توانایی یک شرکت برای سامان دادن و هماهنگ کردن فعالیت های خود مطابق با سیاست های خاص و دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده، فراهم می کند.
تعریف چهارم:
توسط مدیران و رهبران تیم برای ردیابی عملکرد پروژه و تیم استفاده می شود. برخلاف بررسی‌های عملکرد، که معمولاً به ندرت انجام می‌شوند، این ابزار می‌تواند به مدیر کمک کند تا مشکلات عملکرد را در صورت بروز پیدا کند. این بدان معنی است که آنها می توانند به سرعت به ریشه مشکل برسند و برای اعضای تیم که در حال مبارزه هستند حمایت و راهنمایی کنند.
تعریف پنجم:
یک سیستم مرکز اطلاعات مدیریت پشتیبانی تصمیم گیری “یک مرحله ای” برای مدیران است.
به زبان ساده، مدیران می توانند فوراً تمام داده های مهم مورد نیاز برای تصمیم گیری را در آن ببینند.
درست مانند داشبورد هواپیما، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) یک شرکت را از طریق تصاویر نمودارهای رایج در قالب داشبورد مدیریتی نمایش می‌دهد، به طور مستقیم بر عملکرد شرکت نظارت می‌کند و می‌تواند شاخص‌های کلیدی غیرعادی را هشدار داده و تجزیه و تحلیل کند.
تعریف ششم:
گزارش‌های عملکرد و کارایی را نشان می‌دهد که حوزه‌های کلیدی فعالیت یک شرکت از جمله مدیریت، بازاریابی، فروش، خرید، تولید، توسعه و موارد دیگر را برجسته می کند. برای هر یک از قسمت ها، عملکرد و تأثیر عوامل مختلف از جمله افراد، ماشین‌ها، مواد و پول را به تصویر می‌کشد. در اینجا چند نمونه آورده شده است:
- فروش: نرخ تبدیل به ازای هر فروشنده؛ کل درآمد حاصل از فروش محصولات
- تولید: تعداد ماشین آلات در هر منطقه کار؛ انواع مواد اولیه مصرفی برای تولید یک محصول معین
- توسعه: تعداد مزایایی که با یک محصول جدید برای مشتری حاصل می شود. اصلاحات لازم برای یک محصول موجود اعمال می شود.
کاربرد داشبورد اطلاعات مدیریت
شاید اولین پرسشی که برای راه اندازی این نرم افزار با آن مواجه می شوید همین باشد: چرا اطلاعات کسب و کار را بر روی داشبوردهای مدیریتی نمایش دهیم؟ در ادامه چند دلیل برای جواب به این سوال مطرح می کنیم
- تصمیم درست را در زمان درست بگیرید
قطعا به عنوان صاحب کسب و کار و کسی که مسئولیتی در پیشبرد اهداف دارد می دانید که اگر تصمیمی در زمان مناسب اتخاذ نگردد ممکن است خسارتی ایجاد کند و یا حداقل از کارایی و اثربخشی آن کاسته می شود. از طرفی تصمیم گیری با حجم زیادی از داده که کسب و کارها با آن درگیر هستند کار بسیار پیچیده و زمانبری است. استفاده از ابزارهای تحلیلی در کنار ارائه بصری اطلاعات کمک می کند تا بهترین تصمیم را در کمترین زمان اتخاذ نمائید.
- شاخص های کلیدی عملکرد را بدون نیاز به ورود به نرم افزارهای مختلف، بررسی کنید.
هر کسب و کاری از چند نرم افزار متفاوت برای اجرای فرآیندها و کنترل فعالیت های خود استفاده می کند. استفاده کنندگان و تحلیل گران اطلاعات برای دسترسی به اطلاعات هر سیستم وارد هر کدام از آنها می شوند. به این گونه در طول روز بارها و بارها می بایست بین آنها جابجا شوند و این جابجایی باعث سردرگمی می شود. با انتخاب یک پلتفرم مناسب که اطلاعات این نرم افزارها را تجمیع کند، برای همیشه این مسئله را حل کنید.
- از رقبا سبقت بگیرید
تصور کنید در یک جلسه بسیار مهم حضور دارید. موضوعی مطرح می شود که نیاز به بررسی اطلاعات و پاسخ سریع دارد. در آن جلسه شما هستید که با یک نگاه به سامانه داشبورد مدیریتی همه چیز را به نفع خود می کنید.
این یک تجربه واقعی از فعالیت در صنعت خودرو سازی بنده است. دوستی تعریف می کرد در یکی از جلسات مهم با فلان شرکت بودیم که نیاز بود سریع قیمت و توان تولید و پیش بینی از مرجوعی ها داشته باشیم تا یک قرارداد مهم را عقد کنم. در آنجا نرم افزار داشبورد مدیریتی بود که کمکم کرد.
نقش داشبورد مدیریتی در بهینه سازی فرآیندها
داشبورد مدیریت یکی از بهترین گزینه ها برای افزایش بهره وری و بهینه کردن فرآیندهاست که به روش هایی که در ادامه مطرح می شود می توانند برای کسب و کارها مفید واقع شوند:
- ارائه یک نمای کلی از وضعیت حال و گذشته کسب و کار
- پیش بینی آینده
- بررسی روند فرآیندها در گذشته
- کنترل و اندازه گیری شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)
- ایجاد ارتباط و هماهنگی در سطوح مختلف
- اشتراک گذاری اطلاعات
ویژگی های داشبورد مدیریت
- یکپارچه سازی اطلاعات نرم افزارها و بانک های داده مختلف در سرتاسر مجموعه
هر کسب و کاری از چندین نرم افزار نظیر اکسل، اکسس، ERP و … استفاده می کند. جمع آوری اطلاعات این نرم افزارها در کنار هم و ادغام این اطلاعات کار بسیار سخت و زمانبری است. همچنین هر بار برای بروزرسانی آنها زمان زیادی از دست می رود. داشبورد مدیریتی اطلاعات شما را یکپارچه و ارتباط مناسب بین آنها برقرار می کند.
- مدیریت و ساده سازی فرآیندها و فعالیت های پیچیده
به طور مثال کارخانه ای را در نظر بگیرید که از قسمت های مختلف تشکیل شده و هرکدام از این قسمت ها برای کاهش هزینه ها با یکدیگر در رقابتند. مقایسه وضعیت مالی هر یک از این قسمت ها و کنترل اسناد مالی هر یک از آنها به صورت مجزا کار بسیار پیچیده و گمراه کننده ایست. هوش تجاری با ارائه گزارش های کاربردی از اطلاعات هر یک از قسمت ها این امر را تسهیل کرده و به مدیران کارخانه کمک می کند تا تصمیمات استراتژیک مناسب اتخاذ کنند.
- دسترسی سریع و آسان به اطلاعات
امروزه این موضوع که مدیران و رهبران از هر نقطه ای و به آسانی بتوانند به گزارشات دسترسی داشته باشند از اهمیت بالایی برخوردار است. قطعا این موضوع که هر فرد دارای صلاحیت با کسب مجوزهای مربوطه بتواند به هرگونه اطلاعات از هر نرم افزاری در مجموعه دسترسی داشته باشد در پیشبرد اهداف شرکت بسیار موثر است.
- قابل درک بودن
زمانی که قصد داشته باشید اطلاعات را آنالیز کنید و مورد بهره برداری قرار دهید متوجه می شوید که حجم زیاد داده چقدر کار را برایتان سخت و طاقت فرسا می کند. همچنین تا چه اندازه خطاهای محاسباتی افزایش پیدا می کند. در نهایت شاید هیچوقت نتوانید از این اطلاعات به درستی استفاده کنید و برایتان قابل درک نباشد. ولی هوش تجاری با کنار هم قراردادن اطلاعات و دسته بندی آنها این امکان را فراهم می کند که اطلاعات در یک نگاه و به سادگی قابل درک باشند.
- کشف اطلاعات خراب و مسموم
هر فرد با تجربه ای از خطاهای غیر قابل پیشگیری در انجام فعالیت ها اطلاع دارد. خطاهایی مانند خطای اپراتوری و انسانی که بخش انکار ناپذیر در هر مجموعه ای است که اگر در زمان مناسب به وجود آنها پی نبرده و اصلاح نشوند می توانند تبدیل به چالشی جدی شوند. هوش تجاری با ارائه گزارش های گرافیکی به خوبی این موارد را نشان می دهند و به مدیران کمک می کند سریعا به ریشه مشکل برسند.
- سیستم هشدار
شاید اگر سیستمی وجود داشته باشد که وقتی اطلاعات به صورت خاصی تغییر کرد به افراد ذیربط هشداری ارسال کند خیلی از مسائل و مشکلات رفع شوند.
یک سیستم انبار را در نظر بگیرید. وقتی محصولی به نقطه سفارش می رسد نیاز به یک سیستم هشدار دارد تا افراد مربوطه جهت تامین مواد و کالای مذکور اقدام کنند. این مورد در سایر قسمت ها با هر فرآیندی می تواند کارساز باشد.
انواع داشبوردهای مدیریتی
از منظر استراتژیک، تقریباً می توان داشبوردهای مدیریتی را به سه نوع از بالا به پایین تقسیم کرد:
- استراتژیک یا راهبردی
- تحلیلی
- عملیاتی
با ارائه گزارشات شفاف و جامع در عین حال خلاصه و قابل درک به مدیران ارشد کسب و کارها کمک می کند تا بهترین تصمیمات استراتژیک را اتخاذ کنند.
معمولا شامل شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) می باشد.
بیشتر در خدمت مدیریت میانی از اجرای استراتژی تا سطح اجرای تاکتیکی است.
بر گزارش دهی اطلاعات مستمر و در زمان واقعی تاکید دارد. بنابراین، به موقع بودن داده ها نسبتاً امری الزامی است.
برای کسب اطلاعات بیشتر درباره هرکدام، بر روی عنوان آن کلیک کنید.
داشبورد مدیریت سازمانی
یکی از با ارزشترین سرمایه های هر سازمانی، اطلاعات و داده های آن است. اگر تصمیم گیرندگان و مدیران و سرپرستان بتوانند از اطلاعات به درستی بهره برداری و رویدادهای گذشته را آنالیز کنند می توانند آن مجموعه را به درستی هدایت کنند و به هدف غایی خود برسانند.
داشبورد سازمانی ضمن یکپارچه سازی اطلاعات و ارائه گرافیکی آنها، امکاناتی ارائه می دهد تا استفاده کنندگان بتوانند اطلاعات را ارزیابی و تحلیل داده ها را انجام دهند.
داشبورد عملکردی
داشبورد مدیریتی عملکرد در تقاطع دو رشته قدرتمند قرار دارد: هوش تجاری و مدیریت عملکرد.
از “سه سه” تشکیل شده است.
- سه نوع برنامه (نظارت، تحلیل و مدیریت)
- سه لایه داده (گرافیک، ابعادی و تراکنشی)
- سه نوع داشبورد (عملیاتی، تاکتیکی و استراتژیک)
این ابزار یک سیستم اطلاعات لایه ای است که اطلاعات مورد نیاز را به منظور نظارت، تحلیل و مدیریت فرآیندها در اختیار کاربر می گذارد.
مزایای داشبورد مدیریتی
در مجموع می توان گفت بخشی از مزایای استفاده از این نرم افزار عبارتند از:
- یکپارچه سازی اطلاعات پراکنده
- کمک در تصمیم گیری
- شناسایی فرصت ها و تهدیدات
- اشتراک گذاری آسان اطلاعات
- ایجاد هماهنگی بین تیم ها و واحدها
معایب استفاده از داشبورد مدیریت
علی رغم محبوبیت بالایی که این ابزارها برای تجسم داده ها دارند، در صورتی که درست انتخاب نشوند می توانند دارای معایبی هم باشند:
- طاقت فرسایی: از این جهت که اطلاعات زیادی در این نرم افزارها مورد استفاده قرار می گیرند اگر این اطلاعات به درستی مدیریت نشوند حجم عظیمی از دیتا شکل می گیرد که استفاده از آنها سخت و طاقت فرساست.
- عدم بروزرسانی منظم و بموقع: همانطور که در قسمت قبل گفتیم داشبوردهای عملیاتی و حتی تحلیلی نیاز به بروزرسانی سریع و مستمر دارند و اگر این اتفاق در زمان درست رخ ندهد از ارزش آن کاسته می شود.
- سفارشی سازی: برخی از تولیدکنندگان نرم افزارهای هوش تجاری، شرایط سفارشی سازی آنها را مطابق با نیازهای کاربران در نظر نمی گیرند.
- گمراه کنندگی: اگر از داشبوردهای مدیریت به درستی استفاده نشود و یا اطلاعات صحیحی در آن قرار نگیرند باعث گمراهی و سردرگمی می شود.
داشبورد مدیریتی در اکسل
اکسل در هر زمینه ای می تواند یک ابزار کارآمد و مفید باشد. یکی از این زمینه ها ساخت نمودار از اطلاعات آن فایل یا حتی سایر فایل ها است.
استفاده از اکسل برای ایجاد مجموعه ای از نمودارها، در پاره از موارد ایده خوب و راه گشایی است که مزایا و معایب خودش را دارد.
مزایای راه اندازی داشبورد مدیریتی در اکسل
همه ما تقریبا با مزایایی استفاده از اکسل آشنایی داریم. در این جا برخی از مهمترین آنها را با هم برمیشماریم:
- صرفه جویی در زمان و هزینه
- فراگیری
- در دسترس بودن
- وجود نیروی کار متخصص
و البته مزایای زیاد دیگری که می توان آن ها را ذکر کرد.
چرا با وجود اکسل به داشبوردهای مدیریتی نیاز داریم؟
استفاده از اکسل برای ساخت نمودار، علی رغم مزایایی که دارد محدودیت ها و معایبی نیز دارد.
- مقیاس پذیری: اکسل می تواند برای کسب و کارهای کوچک کارآمد باشد اما برای کسب و کارهای متوسط و بزرگ با حجم اطلاعات بالا، داشبورد مدیریتی ایده بسیار بهتری است.
- ویژگی های تجزیه و تحلیل پیشرفته: هوش تجاری شامل ابزارهایی است که قابلیت های تعاملی و ویژگی های خاصی برای آنالیز اطلاعات دارند.
- کار تیمی: در اکثر مواقع اکسل برای کارهای تک نفره و کارهایی که به ارتباطات پیچیده ای نیاز ندارند مورد استفاده قرار می گیرند. اما زمانی که صحبت از کار تیمی و همکاری بین چند نفر می شود نرم افزارهای تحت وب گزینه های بهتری هستند.
- تعیین سطح دسترسی: طبیعتا همه افراد مجاز به دسترسی و ویرایش در همه اطلاعات نیستند. در داشبورد مدیریت می توان برای کاربران دسترسی تعریف کرد.
- بروزرسانی اطلاعات: اطلاعات در نرم افزارهای مختلفی ثبت می شود. جمع آوری این اطلاعات و بروزرسانی آنها به صورت خودکار در داشبورد مدیریتی بسیار با ارزش است.
این موارد تنها بخشی از دلایلی است که می توان در پاسخ به این سوال که “چرا با وجود اکسل به داشبورد مدیریتی نیاز داریم؟” ذکر کرد.
چگونه یک سیستم داشبورد مدیریت مناسب انتخاب کنیم؟
تا اینجا تعاریف، ویژگی ها، کاربرد، مزایا و معایب آن را را مطرح کردیم.
اکنون وقت آن رسیده به این سوال پاسخ دهیم:چگونه؟
می بایست نرم افزارهای موجود در بازار را بررسی کنید و از بین آنها نرم افزاری را که سازگاری بیشتری با فرآیندها و ساختار شما دارد انتخاب کنید. در این بررسی مسایل زیادی باید مورد توجه قرار بگیرند. نظیر:
- نوع ارتباط با پایگاه داده
- انتخاب بین نرم افزارهای ابری یا لوکال
- بومی یا غیر بومی بودن نرم افزار
- وضعیت پشتیبانی
- امنیت
- انواع نمودار مورد نیاز
- نحوه نصب و راه اندازی
- ساخت منابع داده
- ….
نرم افزار داشبورد مدیریت
یک نرم افزار تحت وب است که می تواند و هوش تجاری را در بستر وب و با بیشترین قابلیت ها در سازمان و کسب و کار جاری سازد.
تا به اینگونه اطلاعات یکپارچه و تجمیع شده و در قالب نمودارهای گرافیکی در اختیار تصمیم گیرندگان قرار گیرد و بهره وری افزایش یابد. همچنین با فراهم سازی امکان تحلیل به موقع اطلاعات و ارائه گزارشات در لحظه، موجب بهبود در انجام فرآیندهای تمام قسمت ها گردد.
در ادامه برخی از بارزترین ویژگی هایی که این نرم افزار باید از آنها برخوردار باشد را ذکر می کنیم:
ویژگی های یک نرم افزار داشبورد مدیریتی مناسب
- قابلیت های تعاملی کارآمد
- سرعت مناسب
- آنالیز منابع داده با حجم زیاد
- تضمین امنیت اطلاعات
- ظاهری زیبا و کاربرپسند
- منعطف
- امکان سفارشی سازی
- ساختار پویا و داینامیک به جای ساختارهای ثابت و استاتیک قدیمی
- سهولت در استفاده
بهترین نرم افزار داشبورد مدیریتی
از نظر ما بهترین نرم افزار داشبورد مدیریتی، نرم افزاری است که ویژگی هایی که بالا گفته شد را دارا باشد و بتواند ما را از مزایای آن بهره مند سازد و معایب آن را به حداقل برساند.
با چنین ویژگی هایی ما قطعا نرم افزار داشبورد مدیریت بر مبنای هوش تجاری سی جاب را به عنوان یک نرم افزار جامع و بومی توصیه می کنیم که تمام انتظارات از یک نرم افزار داشبورد مدیریتی که تا اینجا گفته شد را برآورده می سازد.
نمونه داشبوردهای مدیریتی
داشبورد فروش و بازاریابی
یک ابزار مدیریتی است که به مدیران فروش کمک می کند تا بر عملکرد تیم فروش خود به سرعت و به راحتی نظارت داشته باشند.
داشبورد تولید
یک ابزار هوش تجاری بسیار کارآمد و مناسب برای تحت کنترل گرفتن فرآیندهای تولید و اقدام برای افزایش بهره وری و بهینه سازی فرآیندهاست.
داشبورد مدیریت مالی
یک نرم افزار هوش تجاری جهت ارائه گزارشات به صورت گرافیکی و در لحظه به افراد مجاز می باشد که قابلیت های تعاملی و ابزارهای آنالیز اطلاعات را در اختیار کاربران قرار می دهد.
جمع بندی مطلب داشبوردهای مدیریتی
داشبوردهای مدیریتی ابزارهای بسیار مناسبی برای تجزیه و تحلیل اطلاعات هر مجموعه ای در سطوح مختلف هستند که اطلاعات را از تمام نرم افزارها جمع آوری و یکپارچه کرده و به صورت گرافیکی ارائه می دهند.
