داشبورد سازمانی
درباره داشبورد مدیریت، انواع، کاربرد و مزایای آن در مقاله ای دیگر صحبت کردیم. اما در این مطلب قصد داریم درباره داشبورد سازمانی کمی توضیح دهیم.
سازمان ها و شرکت ها همواره با کوهی از اطلاعات خام که تحلیل و استفاده از آنها بسیار دشوار است، مواجه هستند.
از این رو دائما با مشکلاتی مواجه هستند که آنها را از استراتژی و ماموریتشان دور می کند.
راه حل این مشکلات چیست؟
داشبورد سازمانی ابزاری مناسب برای داده کاوی
در هر سازمانی پا بگذارید چندین نرم افزار در جریان است. از اکسل گرفته تا نرم افزارهای ERP.
بنابراین جمع آوری این اطلاعات به صورت یکپارچه و آنالیز و بهره برداری از آنها نیاز به یک ابزار مناسب برای این کار دارد.
این ابزار همان داشبورد مدیریت در سازمان است.
داشبورد مدیریت به تمام دیتابیس های شما متصل شده و از آنها اطلاعات را می گیرد. مهم نیست آن دیتا بیس از چه نوعی و از چه نرم افزاری باشد. می تواند یک فایل اکسل ساده باشد یا یک بانک SQL یا Oracle.
در ادامه بین این اطلاعات خام ارتباط برقرار شده و خروجی را به شکل بصری و قابل درک در قالب انواع نمودارها و جداول ارائه می دهد.
چگونه می توان از مزایای داشبورد سازمانی بهره برد؟
14 مزیت راه اندازی داشبورد در سازمان
تا به اینجا مشخص شد که داشبورد سازمانی چیست و چه کاربردی دارد. ولی استفاده از این ابزار مزایای پنهان بیشماری دارد که تا در سازمان به جریان نیفتد شاید از آنها بی خبر باشید. برخی از این مزایا عبارتند از:
- ارائه روند عملکرد سازمان
- حرکت به سمت بیانیه ماموریت
- مصورسازی شاخص های کلیدی عملکرد(KPI)
- شفاف سازی و صحت اطلاعات
- مقایسه عملکرد واحدهای سازمانی
- پاسخگویی واحدهای سازمانی
- ارزیابی عملکرد کارکنان
- مسئولیت پذیری
- اعمال دسترسی و هدف گذاری
- گزارشات یکپارچه از تمام سیستم ها
- افزایش امنیت اطلاعات
- شناسایی گلوگاه ها
- تشخیص نقاط قوت و نقاط ضعف
- کمک در یافتن فرصت ها و تهدیدات
و بی نهایت مزیت دیگر که از راه اندازی و به کارگیری داشبورد مدیریت در سازمان حاصل می شود.
شاید برایتان این سوال مطرح شده باشد که چگونه راه اندازی داشبورد مدیریت در سازمان می تواند اینقدر مزیت داشته باشد. در ادامه پاسخ این سوال را ارئه می کنیم.
1. نقش داشبورد در روند عملکرد سازمان
بانک اطلاعاتی سازمان شامل چند دوره متوالی از اطلاعات است. به طور مثال میزان فروش را در نظر بگیرید. اطلاعات مربوط به فروش سازمان از چندین سال پیش وجود دارد اما آیا بدون ابزار مناسب می توان بین آنها مقایسه ای داشت؟
در داشبورد روند عملکرد در دوره های مختلف سال، فصل، ماه، هفته و … قابل مشاهده و تحلیل است.
2. نقش داشبورد در حرکت به سمت بیانیه ماموریت
زمانی که شما از روند پیشرفت خود در طول دوره های مختلف آگاه شوید و وضعیت موجود را در کنترل خود درآورید می توانید سازمان را به سمت رسیدن به اهدافش هدایت کنید.
مثلا در داشبورد به محض اینکه شاخصی از کنترل خارج شود مشخص شده و با اعلانات و شاخص های بصری مناسب کاربر متوجه می شود. حال اگر میزان فروش افت کرد بلافاصله مسئولین این شاخص متوجه می شوند.
3. نقش داشبورد در شفاف سازی و صحت اطلاعات
داشبورد، اطلاعات را مستقیم از پایگاه داده و نرم افزارهای سازمان می گیرد و از این رو اطلاعات در آن شفاف و مورد اعتماد هستند.
4. نقش داشبورد در مصورسازی شاخص های کلیدی عملکرد(KPI)
سازمان ها به ویژه در ایران هزینه های هنگفتی را متحمل می شوند تا شاخص های کلیدی عملکرد را شناسایی و اندازه گیری کنند. ولی زمانی که صحبت از بهره برداری از آن شاخص ها می شود به قدری سخت و نامنسجم است که در پاره ای از موارد سازمان ها قید آن را می زنند و فقط صوری از آنها استفاده می کنند.
وقتی شما از داشبورد استفاده می کنید این شاخص ها در کنار هم و با تعیین مقادیر هدف، حد مجاز و احتیاط برای هر کدام قابل قیاس هستند. بین آنها ارتباط مناسبی برقرار می شود و به سادگی می توانید از آنها در تصمیم گیری هایتان بهره ببرید.
5. نقش داشبورد در مقایسه عملکرد واحدهای سازمانی
ایجاد رقابت بین واحدهای سازمانی و همچنین ارزیابی عملکرد هر واحد یکی از تکنیک های مدیریتی است.
در داشبورد ضمن مصورسازی شاخص ها و گزارشات عملکرد هر واحد این امکان برای مدیریت ایجاد می شود که بتواند عملکرد واحدها را بسنجد و بین واحدها رقابت سالم ایجاد کند.
6. نقش داشبورد در پاسخگویی واحدهای سازمانی
مدیر و سرپرست هر واحد روزانه چندین بار می بایست به مدیران ارشد سازمان و واحدهای مرتبط گزارش ارائه دهد. هر بار هم زمان بسیاری برای تهیه این گزارشات هدر می رود.
داشبورد با ارائه گزارشات لحظه ای این نیاز را رفع می کند.
7. نقش داشبورد در ارزیابی عملکرد کارکنان
یکی از سیستم های متداول در سازمان ها ارزیابی عملکرد کارکنان است که خود شامل چندین زیر سیستم می شود. زیر سیستم هایی نظیر تردد و ارائه پیشنهادات، راندمان پرسنل، انضباط در محیط کار و … .
چگونه می توان بدون داشتن دید یکپارچه ای از این سیستم ها و در کنار هم قراردادن وضعیت کارکنان مقایسه ای بین آنها داشت؟
8. نقش داشبورد در مسئولیت پذیری
زمانی که شما به عنوان مدیر اطلاعات جامع و مورد ارزیابی نداشته باشید همه از زیر بار مسئولیت شانه خالی می کنند. اما زمانی که اطلاعات تمیز و دسته بندی شده ای در اختیار دارید دیگر چنین نیست.
9. نقش داشبورد در اعمال دسترسی و هدف گذاری
طبیعتا در هر سازمانی برای دسترسی به اطلاعات دسته بندی ها و مرزهایی وجود دارد.
داشبورد مجهز به سیستم کنترل دسترسی است که شما را قادر می سازد دقیقا مشخص کنید چه کسانی و در چه حدودی به داده ها دسترسی داشته باشند.
10. نقش داشبورد در ارائه گزارشات یکپارچه از تمام سیستم ها
به نسبتی که سازمان بزرگ تر می شود و توسعه می یابد سیستم های جاری در سازمان نیز بزرگ تر و متنوع تر می شوند. این تعدد در سیستم ها باعث سردرگمی و کلافگی استفاده کنندگان از اطلاعات می شود.
داشبورد با ارائه گزارشات یکپارچه از تمام سیستم ها این مسئله را برای همیشه رفع می کند.
11. نقش داشبورد در افزایش امنیت اطلاعات
یکی از بزرگترین دغدغه ها در هر کسب و کاری امنیت اطلاعات آنهاست.
شاید اگر این مسئله مطرح نمی شد اکثر شرکت های ایرانی الان به جای ERP از اکسل استفاده می کردند.
ولی داشبورد چگونه در این زمینه کمک می کند؟ کاربر در داشبورد استفاده کننده از سیستم است و مالک نیست مگر اینکه به وی دسترسی لازم داده شود. بنابراین تنها اطلاعات را مشاهده می کند و به آنها دسترسی برای دخل و تصرف آنها ندارد. حال اگر کاربری چنین مجوزی داشت راهبر سیستم داشبورد می تواند دسترسی های مربوطه را اعمال کند.
12. نقش داشبورد در شناسایی گلوگاه ها
عموما و در حالت معمول، زمانی ما متوجه گلوگاه ها می شویم که دیر شده است.
داشبوردها با ارئه گزارش های بروز شده و در لحظه از هر ایستگاه کاری مانع از بروز این مشکل می شوند.
13. نقش داشبورد در تشخیص نقاط قوت و نقاط ضعف
هر کسب و کاری ممکن است بی نهایت نقاط ضعف و قوت داشته باشد. ولی چون جایی برای ارزیابی و مشاهده وضعیت ها در کنار هم وجود ندارد از آنها بی خبر است.
زمانی که شما بتوانید اطلاعات را در دوره های مختلف با دسته بندی های مختلف نظیر درصد تصاحب سهم بازار مشاهده و بررسی کنید این نقاط قوت و ضعف خود را به خوبی نشان خواهند داد.
14. نقش داشبورد در یافتن فرصت ها و تهدیدات
هزینه فرصت از دست رفته یکی از بزرگترین هزینه هایی است که هرشخص یا هر کسب و کاری در طول عمر کاری خود متحمل می شود. از طرفی دیگری در دنیای پر تلاطم و رقابتی امروز اگر از تهدیدات غافل شویم نه تنها بقا به خطر می افتد بلکه شاید زیان های جبران ناپذیری متوجه ما شود.
داشبورد با ارائه گزارشات از شاخص ها، ارسال هشدار به موقع و نمایش موارد از رنج خارج شده می تواند سهم عمده ای در این بین بازی کند.
نتیجه گیری:
هر سازمانی برای رشد و تعالی خود و برای رسیدن به اهداف تعیین شده نیاز به ابزاری برای ارائه یکپارچه اطلاعات بروز دارد که داشبورد مدیریتی این وظیفه را برعهده دارد.
